報送商標注冊等有關文件，應當機打或者印刷。
2、 報送各種商標申請件時一定要用訂書釘裝訂。裝訂順序：①申請書②委托書③營業執照復印件 /自然人身份證復印件（復印件要完整、字跡要清楚）④提供其它證明材料（如：肖像商標的“公證”、集體、證明商標的材料）⑤商標圖樣（新申請）；裝訂位置：商標申請件的右上角。
3、 報送各種商標申請件時一定要附清單, 并在清單上加蓋代理組織公章。清單一式兩份：一份隨文郵寄，一份自己保留。自己保留的清單應登記郵寄日期及條碼號。若直接送達商標申請件時一定要附兩份清單。清單上請寫代理組織電話號碼。
4、 清單填寫的內容（如：申請人名稱、商標名稱、類別、商標申請號/注冊號）、數量要同所報的申請件的內容、數量相一致；并在相對應的欄目劃“√”（如：變更申請件就在“變更”欄目劃“√”）。
5、 報送各種商標申請件的信封，應在信封封面上寫明郵件內容及件數（如：新申請×件、變更×件、續展×件等）。
6、 報送各種
商標申請件的郵寄一定要掛號或特快郵遞。
7、 報送異議申請件和續展申請件不要裝在同一個信封里，應分別郵寄（收件人字跡要清楚）。
8、 報送商標評審委員會的各種申請件（如：注冊不當、駁回復審、異議復審、商標爭議等）及補充材料，應寄給商標評審委員會。
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