企業需要向工程師們支付高薪，而這些工程師每天卻將40%以上的工作時間用于進行信息收集，這無疑是一種巨大的浪費。為了查詢信息和進行相互之間的信息交流，通常需要以小時計算的時間。工程圖、功能圖、物料清單、計算資料、標準手冊、準則、專業刊物和制造商的產品門錄等零零星星地分布在企業的不同角落。
一些資料以紙張的形式存放，而另一些資料則被存放在軟盤、磁帶或CD-R/E等存儲介質上或者在計算機網絡中的某一個硬盤中。這種浪費和混亂的現象，可以借助于一個基于PDM系統的多功能工作站加以解決(參見圖2-9)。利用這種系統，可以通過PDM客戶端進入所有的信息源。于是，產品開發入員、設計人員和工藝過程規劃人員可以從例行和瑣碎的作業中解脫出來，將自己的精力集中在更重要的核心任務上。
除了簡化信息采集的方式以外，改善信息流的流動情況是應用PDM系統的第二個重點課題。用面向產品開發過程的形式將相互間有緊密聯系的專業人員組織起來，可以大大加快整個產品開發過程。PDM系統的過程管理模塊對各個獨立開展工作的項目組的活動進行控制。各種工作步驟，如產品規劃、產品開發、試驗、詳細設計、工藝裝備設計和工藝過程規劃等，傳統的情況下是采用串行方式進行的，現在可以部分地進行并行處理(參見圖2-10 )。
由于采取了并行工程的方法，員工之間的合作要比串行工作方式緊密得多。項目組中的所有員仁都對最終的工作結果負責，所以大家都能克服頭腦中固有的部門主義思想，主動地、負責任地進行跨專業的分析和討論。設計中的缺陷和錯誤可以在較早的階段就被發現，從而避免了費錢費時的更改工作，并明顯減少了反復的次數。對于所有的參與者來說，開發過程的每一個階段都是透明的。每一位員工都通過電子郵件方式接受經過協調的工作任務，并利用過程控制系統訪問必要的工作文檔。此時，需要較長的傳遞和存放時間、基于紙張的單據和表格已是多余之物。
此外，借助于PDM系統的工作流管理模塊、還可以將顧客和供應商的專業人員也吸收到項日組中共同開展工作;利用Extranet和網絡式的PDM系統，可以組織動態企業聯盟;按照項目規劃，可以對內部和外部的活動并行地加以處理。通過這些力一式，可以從已建立的產品數據中挖掘出更大的潛力。
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