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　　溝通管理計劃的制定需要考慮到項目組織的機構和項目團隊可以利用資源，才能夠做出更符合現在項目實際的溝通計劃。當項目團隊決定使用項目管理系統來管理項目團隊后，項目溝通技巧就會與傳統的溝通方式不一樣了。那么，如何結合項目管理系統做好溝通管理計劃呢?

　　首先，我們來看看一般的項目溝通計劃制定的相關內容吧。

　　溝通計劃輸入(inputs to communication planning)

　　1. 溝通要求。溝通要求是項目涉及人信息需求(information requirements)的總和。需求結合信息類型和格式定義。信息的類型和格式在信息的數值分析中必須的。項目資源只有通過信息個溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導致失敗。項目的資源應當花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有：

　　項目組織和項目涉及人責任關系;

　　涉及項目的紀律，行政部門、專業;

　　項目所需人員的推算以及應分配的位置;

　　外部信息需求(例如，同媒體的溝通)。

　　2. 溝通技巧。在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議;從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數據庫。可能影響項目溝通的技術因素有：

　　信息需求的即時性--項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發行的報告已足夠?

　　技術的**性(the availability of technology)--已到位的系統運行良好嗎?還是系統要作一些變動?

　　預期的項目人員配置--計劃中的溝通系統是否同項目參與方的經驗和知識相兼容?還是需要大量的培訓和學習?

　　項目工期的長短(the length of project)--現有技術在項目結束前是否已經變化以至于必須采用更新的技術?

　　制約因素。制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要更多考慮。當項目按照合同執行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。

　　假設因素。對計劃中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可在本處確定，或者他們也可是風險識別過程的輸出。

　　溝通計劃的工具和方法(tools and techniques for communication planning)

　　1. 項目涉及人分析(stakeholder analysis)。為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。此種分析應考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術。應注意避免在不需要的信息和不適合的技術上浪費資源。

　　溝通計劃的輸出

　　溝通管理計劃(communications management plan)。溝通管理計劃是一個文件，它提供：

　　收集和歸檔的結構(a collection and filing structure)，詳細規定用來收集和貯存各類信息的方法。采用的過程應涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發送。

　　發送結構(a distribution structure)，詳細的規定信息(狀況報告、數據、進度、技術資料等)將流向誰那里，和使用什么方法(書面報告、會議等)來發布各類信息。此種結構必須與項目組織圖表(the organization chart)定義的責任和報告關系兼容。

　　被發送的信息的說明，包括格式(format)、內容(content)、詳細級別(level of details)、使用的協議/定義(conventions/definitions)。

　　產品進度(product schedules)，顯示每種類型的溝通什么時候產生。

　　在排定的溝通(scheduled communications)中檢索信息的方法。

　　隨著項目的進展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。

　　根據項目的需要，溝通管理計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或提綱式的。溝通管理計劃是整個項目計劃的一個附屬部分。

　　上述的內容就是一般項目計劃管理的制定相關內容。從中不難發現，當你選擇應用項目管理系統作為溝通工具之后，需要制定一套與該項目管理系統軟件配套的溝通計劃。制定這一份溝通計劃的時候，需要弄清楚您使用項目管理系統需要到達那些溝通目的，那些人員可以利用項目管理系統來進行溝通。為這些項目管理系統的使用者制定一份溝通計劃書，能夠幫助他們更好利用項目管理系統軟件促進交流，減少信息誤解和錯過信息查收的好時機。

　　本文轉載自拓源優課：www.toyoke.com


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