現(xiàn)代企業(yè)大多建立了自身的ISO 9000質(zhì)量管理體系,但在實施ERP系統(tǒng)時,大部分企業(yè)未能將其一體化結(jié)合考慮,致使兩者之間信息流通不暢,數(shù)據(jù)不能**利用,造成了大量重復勞動和重復投入資源的浪費,直接影響了工作效率和組織績效的提高。
那么,究竟如何實現(xiàn)ERP與ISO 9000系列的**集成和應用,以提高企業(yè)的運作效率呢?
ERP和ISO有一致的管理思想
從管理思想來看,ISO 9000系列的“過程方法”所采用的PDCA循環(huán)管理機制與ERP體現(xiàn)的事先計劃、事中控制的思想是一致的,貫穿著對產(chǎn)品及其生產(chǎn)過程、設(shè)備、工具、人力資源、管理職責、財務資源、信息溝通等各個方面的管理活動。
ISO 9000系列體現(xiàn)的“管理的系統(tǒng)方法”與ERP對資源整合的理念也有著相似的內(nèi)涵,“管理的系統(tǒng)方法”內(nèi)涵是將相互關(guān)聯(lián)的過程作為系統(tǒng)加以識別、理解和管理,有助于提高組織質(zhì)量管理體系的**性和效率。
而ERP通過實行業(yè)務流程重組和供應鏈上物流、資金流和信息流的整合達到提**益和競爭力的目的。
ERP要配合ISO的要求
按ISO的管理思想,組織內(nèi)所有與質(zhì)量有關(guān)的直接和間接活動都要受控,如果將實施ERP的活動當作一個過程來考慮,則過程方法即所謂PDCA循環(huán)也適合于ERP,而其中對ERP的控制準則就是ISO的相應要求,ERP的改進方向就是實現(xiàn)和超越組織的當前目標。
如果ERP的設(shè)計完全獨立于ISO的相關(guān)原則,那么很可能有些ISO標準要求的、本可以通過ERP系統(tǒng)來完成的活動沒有被考慮進去,則所實現(xiàn)的管理功能相對于ISO標準來說是不完善的。
在這種情況下,企業(yè)若要使其質(zhì)量管理體系符合ISO標準,就要以人工的方式做一些額外的工作以補充ERP的不足,這樣一來,就大大增加了系統(tǒng)開銷,降低了運作效率。因此,在ERP實施的初期,對業(yè)務流程重組和二次開發(fā)的策劃應充分考慮ISO標準的要求。
ERP與ISO的區(qū)別
首先,管理關(guān)注的顆粒度不同。ISO體系是運用PDCA過程管理思想從質(zhì)量管理角度看企業(yè)運作業(yè)務鏈上面各個業(yè)務處理過程,關(guān)注每個業(yè)務關(guān)鍵點是可追溯、可控制的,為此規(guī)定了一些標準與原則。
ERP更關(guān)注業(yè)務處理過程中業(yè)務集成、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務中資金、物流等單據(jù)處理過程,ERP關(guān)注的更為細節(jié)。
其次,ERP和ISO中流程的差異。了解這方面的差異,首先需要了解流程管理在企業(yè)之中分為多個級別,例如我們常說的價值鏈,實際上就是企業(yè)的一級流程。
ISO和ERP由于其關(guān)注的管理顆粒度不同,因此,ISO大都描述的是2級或3級流程,而ERP則是4級或者5級的流程。
第三,ERP和ISO中流程強調(diào)點不同。BPR更強調(diào)“重組”和“再造”, ISO強調(diào)“識別”和“確定”。前者是按項目管理方法進行的**性改進,由日常運作之外的跨職能的小組來實施,如:ERP實施顧問小組。
由于這種改進的徹底性和**性,所以改進完成之后有一個相對的穩(wěn)定期。
ISO則是由組織內(nèi)人員對現(xiàn)有過程進行漸進的持續(xù)改進活動,相對穩(wěn)定的周期比較短,所以要求在識別和確定過程的順序和相互作用時,要考慮形成必要的體系文件和記錄。并確定過程的測量和監(jiān)視方法,以把握改進的機會。
雖然ERP和ISO具有一定差異性,但是根本上兩者是統(tǒng)一的,都是為實現(xiàn)業(yè)務處理的增值而形成的。
同時由于,兩者在管理顆粒度、流程級別和強調(diào)點上面差異并非根本的不合拍。更有價值的,ERP是支撐ISO的**工具,ISO同時為ERP提供了原則和管理體系框架。
如何考慮二者的結(jié)合
在考慮ISO與ERP的結(jié)合時,識別在何種程度上采用“業(yè)務流程重組”或“過程方法”是必要的。
一般來說,對于ERP中產(chǎn)生靜態(tài)數(shù)據(jù)(基礎(chǔ)數(shù)據(jù))的過程(或流程),如:生產(chǎn)計劃和控制過程,應該采用業(yè)務流程重組的方法以確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
另外,對于受人為因素影響較少、程序化程度高、主要由計算機來完成的活動,如文件管理,也可以采用這種方法。
但對于一些難以程序化、主要由人來完成的活動,如內(nèi)部審核,應采用過程方法來控制。
對于一些部分由計算機執(zhí)行、部分由人來完成,且呈規(guī)律性變化的流程,在經(jīng)過業(yè)務流程重組區(qū)分出由人和計算機執(zhí)行的任務后,通過在ERP系統(tǒng)中建立可用戶化的動態(tài)模型是適宜的。
慎重進行ERP選型
ERP系統(tǒng)選型要遵守“知己知彼原則”,所謂“知己”就是在理解ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,通過企業(yè)管理診斷和需求分析,明白企業(yè)的管理需求。結(jié)合ISO標準,通過投資效益分析明白投資的效果和選購系統(tǒng)的恰當價位。
所謂“知彼”,就是明白軟件商和咨詢顧問公司的特長,能不能滿足企業(yè)的管理需求。
先知己,再知彼。這個選型流程很像就醫(yī)的過程,先要有一些醫(yī)學常識,通過檢測能夠判斷和確診自己的病情,然后對癥下藥,而且要遵循藥品的用法,發(fā)揮**的藥效。
遵循這個原則,即使不是百戰(zhàn)百勝,也會極大幅度減少決策失誤,為信息化成功創(chuàng)立良好基礎(chǔ)。
如果ERP的設(shè)計完全獨立于ISO的相關(guān)原則,那么很可能有些ISO標準要求的、本可以通過ERP系統(tǒng)來完成的活動沒有被考慮進去,則所實現(xiàn)的管理功能相對于ISO標準來說是不完善的。
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